آموزش زبان انگلیسی رایگان صفر تا صد [گام به گام]کمک آموزشی زبان انگلیسی

آموزش نوشتن ایمیل به انگلیسی: 💻 رسمی و غیررسمی

در نگاه اول شاید ایمیل زدن به انگلیسی کمی ترسناک و مشکل به نظر برسد. به خصوص اگر می خواهید به استادی در خارج از کشور ایمیل ارسال کنید یا اینکه به یک ایمیل کاری جواب بدهید، آن هم به زبانی که زبان مادری شما نیست. نکته اینجاست که ایمیل نوشتن به انگلیسی تابع قوانین خاصی است که وقتی آن ها را فرا گرفته باشید به راحتی می توانید از پس آن بربیایید. در ادامه سری مقاله های آموزش گام به گام زبان انگلیسی با مطلب جدیدی برای آموزش اصول پایه ای نوشتن ایمیل به انگلیسی در خدمت شما هستیم. لطفا با ما همراه باشید.

تفاوت اساسی ایمیل های رسمی و غیررسمی

در مرحله اول بهتر است که نگاهی داشته باشیم به تفاوت اساسی ایمیل های رسمی (formal) و غیررسمی (informal). از نظر ساختاری تفاوت قابل توجهی میان این دو وجود ندارد. تنها نکته مهم اینجاست که نوع انتخاب کلمات در این دو نوع ایمیل به شدت متفاوت است. حفظ لحنی مودبانه و رسمی یکی از ضروریات ایمیل های رسمی است؛ به همین دلیل در انتخاب نوع کلمات باید دقت بیشتری به خرج داد و هشیارتر بود.

writing an email

آموزش ساختار ایمیل نویسی در زبان انگلیسی

پیش از آن با ارائه مثال تفاوت های این دو نوع را به شما نشان دهیم بهتر است که شما را با ساختار کلی ایمیل نویسی در زبان انگلیسی آشنا کنیم.

نوشتن یک ایمیل صحیح و حرفه‌ای در زبان انگلیسی شامل چند مرحله است:

  1. موضوع ایمیل: (Subject Line) از یک عنوان مختصر و مفید استفاده کنید که به خواننده ایده‌ای در مورد محتوای ایمیل بدهد.

 

  1. سلام کردن: (Greeting) ایمیل خود را با یک سلام کردن شروع کنید. اگر نام گیرنده را می‌دانید، از آن استفاده کنید (مانند “Dear Mr. Smith” یا “Hello Jane”). در غیر این صورت، از یک سلام کلی استفاده کنید (مانند “Dear Sir/Madam” یا “To Whom It May Concern”).

 

  1. مقدمه: (Introduction) در ابتدای ایمیل، خود را معرفی کنید (اگر لازم باشد) و هدف ارسال ایمیل را بیان کنید. مثلاً می‌توانید بگویید: “My name is John, and I am writing to inquire about the job opening at your company.”

 

  1. بدنه ایمیل: (Body) در بخش اصلی ایمیل، اطلاعات خواسته شده یا موضوعی که می‌خواهید به آن پاسخ دهید را به صورت واضح و مرتب بیان کنید. از پاراگراف‌های کوتاه و مرتبط استفاده کنید تا خواندن ایمیل راحت‌تر باشد.

 

  1. درخواست یا پیشنهاد: (Request or Offer) اگر درخواست یا پیشنهاد خاصی دارید، آن را به صورت مشخص و روشن ارائه کنید.

 

  1. پایان: (Closing) ایمیل را با تشکر از گیرنده برای وقتی که صرف می‌کند بپایان برسانید و اطلاع دهید که در صورت نیاز آماده هستید برای پاسخگویی به سوالات. مثلاً می‌توانید بگویید: “Thank you for your time, and please feel free to contact me if you have any questions.”

 

  1. امضاء (Signature) در انتهای ایمیل، امضای خود را قرار دهید که شامل نام کامل، عنوان و همچنین یک greeting پایانی است. مثلا می توانید بگویید: “Warmest regards, Jane Smith”

writing an email

دو نمونه از ایمیل های رسمی و غیررسمی

حالا که درباره ساختار کلی ایمیل می دانید بهتر است که دو نمونه ایمیل های رسمی و غیررسمی را کنار هم قرار دهیم که به خوبی بتوانید آن ها را با هم مقایسه کنید.

دو ایمیل زیر توسط جین نوشته شده اند. یکی از آن ها ایمیلی رسمی به استاد راهنمای اوست و دیگری ایمیلی غیررسمی که او برای دوست خود نوشته است. در هر دو ایمیل او درباره روند نوشتن تز دکترای خود تمرکز کرده ولی لحن دو ایمیل با توجه به نوع شخص مورد مخاطب کاملا متفاوت است. ایمیل نوشتن به انگلیسی

ایمیل رسمی:

Subject: Request for a Meeting to Discuss My PhD Research Progress

 

Dear Professor Johnson,

 

I hope this email finds you well. My name is Jane Doe, and I am a PhD student under your supervision in the Department of Environmental Sciences at XYZ University. I am writing to request a meeting with you to discuss my research progress and seek your valuable feedback and guidance.

 

Over the past few months, I have been working diligently on the data analysis and interpretation of the results for the first phase of my research project on the impact of climate change on coral reefs. I have prepared a report outlining my findings and the potential implications of these results on the overall research goals.

 

Given your extensive expertise in this field and your role as my supervisor, I believe that your input and suggestions would be invaluable in helping me refine my research direction and ensuring the success of my project. I understand that you have a busy schedule, so I am flexible with the meeting time and can accommodate your preferred date and time.

 

If possible, I would appreciate it if we could schedule a meeting within the next two weeks. Please let me know your availability, and I will be happy to work around your schedule.

 

Thank you very much for your time and consideration. I am looking forward to our meeting and discussing my research progress with you.

 

Sincerely,

 

Jane Doe

PhD Candidate, Department of Environmental Sciences

XYZ University

 

 

ایمیل غیررسمی:

Hey Sarah!

 

I hope you’re doing great! It’s been a while since we last talked, and I wanted to fill you in on how my PhD research is coming along. I’ve been super busy analyzing data and interpreting the results for the first phase of my project on climate change and coral reefs. It’s been a lot of work, but I’m pretty excited about what I’ve found so far.

 

I’m planning to meet with Prof. Johnson soon to discuss my findings and get some feedback. You know how knowledgeable he is in this field, so I’m sure his guidance will be super helpful. Plus, it’s always good to have someone double-check your work, right?

 

Anyway, I just wanted to share my progress with you and see how you’re doing. It would be great to catch up over coffee or something soon. Let me know when you’re free, and we can plan a date to hang out.

 

Take care and talk to you soon!

 

Best,

Jane

writing an email

همان طور که می بینید این دو ایمیل در موارد زیر با یک دیگر تفاوت دارند:

  • نحوه مورد خطاب قرار دادن فرد مورد نظر: در ایمیل های رسمی همواره از Dear به اضافه عنوان اسم فرد استفاده کنید. هرگز از کلمه های خودمانی مثل hi و hello برای greeting اولیه خود استفاده ننمایید.
  • Ending phrase یا عبارت پایانی که قبل از نوشتن نام نویسنده ایمیل مطرح می شود در یک ایمیل رسمی متفاوت است.
  • لحن یک ایمیل رسمی detached و حرفه ای است و باید از نوشتن جمله های صمیمی خودداری کرد.

معرفی ending phrase های مناسب برای ایمیل رسمی و غیررسمی

می توانید در ایمیل های رسمی از ending phrase های زیر استفاده کنید:

  • Sincerely
  • Yours faithfully (used when you do not know the recipient’s name)
  • Yours sincerely (used when you know the recipient’s name)
  • Yours truly
  • Kind regards
  • Best regards
  • Warm regards
  • With best wishes
  • Respectfully
  • Cordially

در ایمیل های غیررسمی نیز ending phrase های زیر مناسب هستند:

  • Best
  • Cheers
  • Take care
  • Talk to you soon
  • See you soon
  • Keep in touch
  • Have a great day
  • Catch you later
  • Thanks (or Thanks a lot)
  • Bye for now

تفاوت در ساختار و لحن ایمیل های رسمی و غیررسمی

تفاوت‌های اصلی بین ایمیل‌های رسمی و غیررسمی در زبان انگلیسی در ساختار جملات، لحن و طرز بیان واژگان قابل توجه است. در ادامه به برخی از این تفاوت‌ها اشاره می‌کنیم: ایمیل نوشتن به انگلیسی

 

  • ساختار جمله: در ایمیل‌های رسمی، جملات معمولاً کامل و ساختار منظم‌تری دارند. از طرف دیگر، در ایمیل‌های غیررسمی می‌توان از جملات ناقص و ساختارهای گفتاری استفاده کرد.

 

  • لحن: لحن ایمیل‌های رسمی معمولاً جدی‌تر و صمیمیت کمتری دارد. در حالی که لحن ایمیل‌های غیررسمی گرم‌تر، دوستانه‌تر و غیررسمی‌تر است.

 

  • واژگان: در ایمیل‌های رسمی، از واژگان رسمی و دقیق‌تر استفاده می‌شود. اما در ایمیل‌های غیررسمی، می‌توان از اصطلاحات غیررسمی، کلمات عامیانه و کوتاه‌شده‌ها استفاده کرد.

 

  • احترام و آداب: در ایمیل‌های رسمی، به آداب و احترام بیشتری پرداخته می‌شود. این شامل استفاده از عناوین و نام‌های خانوادگی گیرنده، سلام کردن و خداحافظی رسمی‌تر و ابراز تشکر است. در ایمیل‌های غیررسمی، از نام‌های کوچک و عبارات دوستانه‌تر برای سلام کردن و خداحافظی استفاده می‌شود.

 

  • طول و پیچیدگی: ایمیل‌های رسمی معمولاً طولانی‌تر و پیچیده‌تر هستند. ایمیل‌های غیررسمی می‌توانند کوتاه و ساده‌تر باشند.

writing an email

مثال هایی از ایمیل های غیر رسمی

در ادامه می توانید سه نمونه ایمیل غیررسمی را ببینید: ایمیل نوشتن به انگلیسی

1

    Subject: Missing you, my love

 

Hey Daniel,

 

I hope you’re doing well and settling in nicely over there. It’s been a couple of weeks since you left, and I just wanted to say I miss you like crazy! I can’t wait until we’re finally living together in the same country. I know it’s going to be amazing.

 

So, how’s life in England? Are you finding your way around and meeting new people? I’d love to hear all about your adventures and the cool places you’ve discovered. Don’t forget to send me lots of pictures!

 

In the meantime, I’m keeping myself busy with work and hanging out with friends. But, honestly, there’s a huge Daniel-shaped hole in my life right now. I’m counting the days until we see each other again.

 

Take care, my love. Sending you a big virtual hug and a thousand kisses!

 

Yours forever,

 

2

    Subject: My awesome summer trip so far!

 

Hi Mom and Dad,

 

I just wanted to update you on my summer trip! I’ve had such a fantastic time exploring new cities and making friends from all over the world. So far, my favorite place has been France, where I went on a breathtaking hike and had the best local food I’ve ever tasted.

 

The hostels I’ve stayed at have been clean and safe, and I’ve met some really cool people. We’ve been sharing travel stories and tips, which has made the whole experience even more enjoyable.

 

I wanted to thank you both again for supporting me on this trip. It’s been an incredible learning experience and has opened my eyes to so many new cultures and perspectives. I can’t wait to share all my photos and stories with you when I get back.

 

Love you both and see you soon!

 

James

 

3

    Subject: My blind date adventure!

 

Hey Lizzy,

 

So, you know how I mentioned that blind date I was going on last night? Well, let me tell you all about it! We met at this cozy little coffee shop downtown, and I was so nervous, but as soon as I saw John, I felt more at ease.

 

John was super nice, and we had a great conversation. We talked about everything from our favorite movies to our most embarrassing moments. There were a few awkward silences, but I guess that’s to be expected on a first date, right?

 

Anyway, I’m not sure if we’ll go out again, but it was definitely a fun experience. I’m glad I decided to give blind dating a shot. Who knows, maybe I’ll find my Prince Charming this way!

 

Let’s catch up soon so I can tell you all the details in person. How about a girls’ night this weekend?

 

Talk to you soon!

 

Hugs,

Casey

 

مثال هایی از ایمیل های رسمی انگلیسی

در ادامه می توانید دو نمونه ایمیل غیررسمی را ببینید. نام شرکت ها و افراد خالی گذاشته شده اند. ایمیل نوشتن به انگلیسی

1

    Inquiry Regarding Job Position at [Company Name]

 

Dear [Recipient’s Name],

 

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about a potential job opportunity at [Company Name]. I recently came across your company’s website and was highly impressed by the work and services you offer. As an experienced [Your Field of Expertise] professional, I am highly interested in exploring any suitable job openings you might have.

 

I have a [Degree Name] in [Your Field] from [University Name] and have spent the past [Number of Years] working as a [Your Job Title] at [Previous Company Name]. I believe my skills and experience would make me a valuable asset to your team.

 

I have attached my resume and a cover letter for your review. If you have any openings that align with my qualifications, I would greatly appreciate the opportunity to discuss them further. I can be reached at [Your Email Address] or [Your Phone Number] at your convenience.

 

Thank you for taking the time to consider my inquiry. I look forward to the possibility of contributing to the success of [Company Name].

 

Sincerely,

[Your Full Name]

 

2

    Subject: Inquiry about PhD Position in English Literature Program

 

Dear Professor [Recipient’s Last Name],

 

I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am a recent graduate with a Master’s degree in English Literature from [University Name]. I am writing to express my interest in pursuing a PhD in English Literature under your supervision at [University Name]. I have been following your research on [Professor’s Research Area], and I am highly inspired by your work in this field.

 

My Master’s thesis focused on [Your Thesis Topic], which is closely related to your research area. I believe that my academic background and strong interest in [Specific Research Area] would make me a suitable candidate for a PhD position in your program.

 

I have attached my CV and a copy of my Master’s thesis for your review. I would be grateful if you could provide any information on available PhD positions in your department and the application process. Furthermore, I would appreciate the opportunity to discuss my research interests and potential research projects with you.

 

Please let me know if you require any additional information. I can be reached at [Your Email Address] or [Your Phone Number]. Thank you for considering my application, and I hope to hear from you soon.

 

Kind regards,

 

[Your Full Name]

چنانچه به دنبال موسسه آموزشی مناسبی برای یادگیری زبان انگلیسی هستید به شما پیشنهاد می کنیم که لیست بهترین آموزشگاه های زبان تهران را چک کنید.

لطفا امتیاز بدید
موسسه گاما

مژده آتش آب پرور

دانشجوی کارشناسی ارشد زبان و ادبیات انگلیسی و علاقه مند به هر چیزی که مرتبط با دنیای زبان انگلیسی باشد!

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

کارشناسان ثبت نام زبان
×